Succesvolle ECD implementatie bij Enver
Enver helpt als er kwetsbaarheden of problemen zijn die de ontwikkeling van kind of jongere belemmeren. Zij vinden dat elk kind recht heeft op een goede basis en een kind veilig en kansrijk moet kunnen opgroeien. Soms is daar wat hulp bij nodig. Daar zetten 2000 medewerkers zich elke dag voor in, thuis, op school en in de wijk.
Enver stond voor een belangrijke beslissing. De tekortkomingen bij het vorige Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) werden steeds duidelijker, waardoor het tijd was om op zoek te gaan naar een ander ECD. Wat waren de redenen achter deze beslissing en hoe verliep de implementatie? Niels van ’t Hoff, Directeur Bedrijfsvoering en Servicecentrum en Tessa Gelderblom-Disco, teamleider Applicatiebeheer en tevens projectleider van implementatie CARE4 delen hun verhaal.
Op zoek naar een alles in één ECD
Er was een duidelijke behoefte aan standaardisatie binnen de organisatie en een ECD dat past binnen de jeugdzorg. “Dit werd duidelijk doordat wij de eerste grote jeugdzorgklant waren bij de vorige leverancier, we merkten dat dit niet voldeed aan onze behoeften.”, aldus Niels.
Niels vertelt dat er meer redenen waren die duidelijk maakten dat Enver opzoek moest naar een ander ECD. Eén van de redenen was de complexe financiële verantwoording. “Het vorige systeem was een formulier gebaseerd systeem, waarbij de interactie tussen de formulieren beperkt was. Met als gevolg veel handmatig werk en een risico op onvolledige data.”
Daarnaast benadrukt hij dat Enver niet langer afhankelijk wilde zijn van externe modules voor declaraties. “We wilden een alles in één oplossing. Bovendien waren onze controllers fulltime bezig met het verantwoorden van de productie vanwege de vele verschillende formulieren in het systeem. Dit was een enorm continuïteitsrisico voor de organisatie. Om deze redenen zijn we de zoektocht naar een ECD dat ons optimaal ondersteunt gestart.”
Unanieme keuze voor SDB Groep
Enver heeft een programma van eisen opgesteld. De belangrijkste eisen waren: een ECD dat proof of concept is bij andere jeugdzorginstellingen, declareren binnen de eigen module en een goede data ontsluiting. Na een vooronderzoek en begeleiding van M&I Partners kwamen Niels en Tessa al snel tot twee geschikte kandidaten, waaronder SDB Groep.
Om de twee overgebleven leveranciers te vergelijken is met M&I Partners een scorelijst opgesteld én zijn ze langsgegaan bij verschillende jeugdzorgaanbieders om de ECD’s goed te kunnen vergelijken.
Het verschil tussen de twee partijen was groot. Niels geeft aan dat SDB Groep qua data ontsluiting de enige juiste keus was en ook gebruikers kozen unaniem voor SDB Groep, vertelt Tessa: “Zowel de key-users bij ambulant, dagbehandeling, residentieel en pleegzorg gaven overduidelijk aan dat CARE4 een veel interactiever, logischer en gebruiksvriendelijker systeem was dan de andere. Daarnaast werd de best practice waardevol ervaren en daarmee waren er niet vele maatwerkinrichtingen.”
Niels was opzoek naar zekerheid: “Ik wilde zeker weten dat ik de productie goed kan verantwoorden. SDB Groep gaf mij deze zekerheid en dit was één van de belangrijkste reden om voor SDB Groep te kiezen.”
Best practice implementatie als leidraad
Ondanks enkele uitdagingen tijdens het implementatieproces slaagde het team erin om op 2 januari 2024 live te gaan. Niels vertelt: “De druk was hoog, zowel intern als bij SDB Groep, toch werd de deadline gehaald dankzij een strakke aansturing van het project. Tijdens het proces werden keuzes gemaakt altijd met het de best practice van SDB Groep als leidraad.’’
Daarnaast benadrukt Niels: “Een belangrijk voordeel is dat SDB Groep de implementatie zelf uitvoert en hierbij de best practice hanteert. De processen en inrichting wordt door ervaren projectleiders en consultants geborgd. De lijntjes zijn kort en goed overleg was altijd mogelijk, over bijvoorbeeld bepaalde functionaliteiten die uiteindelijk toch gebouwd moesten worden.”
Tessa vult aan: “Het vasthouden aan best practice en het vermijden van uitzonderingen zoals in het verleden gebeurde, leidde tot meer overzicht en efficiëntie in het implementatieproces. Dit alles resulteerde in een succesvolle implementatie van CARE4.”
Positieve samenwerking
Enver heeft de samenwerking binnen de eigen organisatie en met SDB Groep positief ervaren. Tessa benadrukt: “Voor elke zorgvorm hebben we een werkgroep opgericht, die ondersteund werd door een eigen consultant van SDB Groep. De frequente vergaderingen in de beginfase zorgden ervoor dat we gericht per onderwerp aan de slag konden, wat ons enorm heeft geholpen.”
Tessa is ervan overtuigd dat deze opzet heeft bijgedragen aan een succesvolle implementatie. “Elke medewerker kon zijn eigen expertise inbrengen binnen de werkgroep. Een uitdaging was wanneer bepaalde aspecten elkaar raakten, maar de consultants van SDB Groep hebben ons daar uitstekend bij geholpen. Bovendien was de ‘train-de-trainer’ sessie zeer waardevol en professioneel verzorgd.”
Logisch, snel en gebruiksvriendelijk
De eerste ervaringen van medewerkers zijn positief. “Ze vinden het een logisch, snel en gebruiksvriendelijk ECD. Alleen missen ze ondanks de best practice wel een handleiding voor bepaalde zaken zoals het opstellen van een hulpverleningsplan. Wij zijn nu bezig die te verzorgen, zodat dit punt getackeld is.”, aldus Tessa.
Toekomst
Enver heeft een aantal wensen voor de toekomst. “De volgende uitdaging is de livegang van het cliëntportaal. Onze gebruikers moeten daar klaar voor zijn; gewend aan het werken in het ECD en nog bewuster van cliëntvriendelijk schrijven en de cliënten actief betrekken.”, aldus Tessa.
Niels heeft de ambitie om de ontsluiting met meerdere BI dashboards van Enver uit te breiden, waaronder verschillende managementrapportages. Ook hoopt Enver de wensen van eindgebruikers mee te kunnen nemen richting SDB Groep om hier met andere klanten CARE4 nog verder te optimaliseren op het werkproces.
Wil je meer weten over hoe ons ECD CARE4 kan bijdragen aan een efficiëntere en effectievere zorgverlening? Neem contact met ons op voor meer informatie.