Wittenbergzorg | SDB ECD

Uit de praktijk, voor de praktijk: SDB ECD

Na een snelle implementatie van slechts een halfjaar nam Wittenbergzorg afgelopen december het SDB ECD in gebruik. Vier maanden later zijn de medewerkers nog steeds positief over het nieuwe ECD – en nieuwsgierig naar wat er nog meer kan. Wat is het succes achter de succesvolle implementatie van het elektronisch cliënten dossier?

Marieke Philibert zat met haar neus boven op het traject naar een nieuw elektronisch cliëntendossier. Als wijkverpleegkundige en teamcoach van de thuiszorgtak van Wittenbergzorg is zij gebruiker van het ECD. Voor het fiatteren van uren en de indicatiestelling bijvoorbeeld. Daarnaast verzorgde zij een gedeelte van de cliëntadministratie in het oude systeem. “Omdat ik meerdere rollen had in het oude systeem, heb ik vanuit meerdere werkgroepen geparticipeerd in het meedenken hoe je een nieuw ECD het beste kunt vormgeven.”

Zelf uit de zorg

De route naar een nieuw ECD begon met het selecteren van een leverancier. Daarvoor had Wittenbergzorg een voorlichtingsdag georganiseerd. Vertegenwoordigers van alle afdelingen, organisatiebreed, waren uitgenodigd om het aanbod van meerdere leveranciers te bekijken en bevragen. “De meeste stemmen gingen uit naar SDB Groep”, herinnert Marieke zich. “Het systeem zag er heel overzichtelijk uit en de mensen van SDB gaven aan zelf uit de zorg te komen. Ze wisten wat er nodig is om in je werk fijn ondersteund te worden. Dat was wel een van de doorslaggevende factoren.”

Extra betrokken

Die kennis van de sector speelde ook een rol in het implementatietraject. En dan met name ten aanzien van het betrekken, informeren en scholen van medewerkers, aldus Marieke. “Wie vertel je wanneer wat? Je kunt merken dat SDB hier ervaren in is waardoor we in korte tijd heel veel werk konden verzetten.” Dat nam niet weg dat er veel werd gevraagd van medewerkers in een toch al drukke tijd. “We hadden het geluk dat het oude systeem veel frustraties gaf en dat iedereen openstond voor een nieuw systeem. Mensen op allerlei plekken in de organisatie hebben we laten meedenken en meegenomen in het proces. Dat heeft voor extra betrokkenheid en bevlogenheid gezorgd.”

Tijdwinst

Inmiddels is het SDB ECD een aantal maanden in gebruik. De eerste ervaringen zijn positief. “Het draait goed. Ik had wat kinderziektes verwacht, maar die zijn er eigenlijk niet.” Precies zoals tijdens de voorlichtingsdag werd gedemonstreerd zijn processen overzichtelijker en gestroomlijnder geworden en hoeft er minder doorgeklikt te worden. “Daarmee boek je tijdwinst in een heel aantal processen”, vertelt Marieke. Ook de in gebruik genomen Octopus-app voor zorgprofessionals ondersteunt het zorgproces goed.

“Dat is echt een heel bruikbare app waarin je ook je looproutes kunt vinden, declaraties kunt doen en je rooster altijd bij de hand hebt. Waar we vroeger meerdere systemen hadden, heb je nu alles bij elkaar in één app.

Goed teken

Medewerkers raken ondertussen steeds meer thuis in de basis en komen nu zelfs al met vragen als ‘hoe ga ik hiermee om?’ en ‘kunnen we daar iets voor verzinnen?’ Een goed teken vindt Marieke. Terugkijkend is zij dan ook erg tevreden over het snelle implementatietraject. “Nieuwe processen werkbaar krijgen op de werkvloer is een uitdaging. Als je informatie zo weet te vertalen voor je team dat iedereen het snapt en het ook lukt, dan is dat gewoon heel mooi.”