Hoe slim plannen de capaciteit verbetert
Hoe slim plannen de capaciteit verbetert
Door Sierik knol, mei 2020
Plannen doen we de hele dag door. Is het niet de planning op het werk, dan is het wel de planning voor thuis met voetbaltrainingen, familiebezoek en sportuurtjes. Zakelijk gezien zijn er grofweg twee manieren van plannen. Namelijk het plannen van de capaciteit en het plannen van to-do’s tijdens een dienst. Die eerste manier ga ik toelichten in deze blog.
Dagelijks heb ik te maken met bedrijven die op zoek zijn naar een tool voor capaciteitsplanning om daarmee de roosters van medewerkers efficiënt te plannen. Wanneer we kijken naar de zorg, ligt daar zowel een strategische en operationele behoefte op het gebied van capaciteitsplanning. Tevreden zorgmedewerkers zorgen voor tevreden cliënten, het is eigenlijk zo simpel. Het is een tijd waarin de groei en ontwikkeling van de individuele medewerker centraal staan en waar ook de regie thuishoort. De basis van een gezonde capaciteitsplanning ligt dus bij de medewerkers zelf, vraag naar wat zij denken wat nodig is binnen de (financiële) kaders van de organisatie.
Input versus output
Wat ik bij bedrijven zie die gebruik maken van een slimme tool voor capaciteitsplanning, is dat overeenstemming in het team bijdraagt aan de sfeer en tevredenheid van medewerkers. En ook een zichtbare bijdrage levert aan cliënten en de organisatie. Daar draait het om; goede zorg leveren. De ervaring leert dat zorgorganisaties die aandacht besteden aan capaciteitsmanagement, de kwaliteit van de zorg zien stijgen en de kosten dalen.
Aandacht maakt alles mooier
Omdat het zorgteam precies weet wat er wordt verwacht en medewerkers te maken hebben met minder wijzigingen in het rooster, houd je iedereen tevreden. Onder- of overbezetting is nagenoeg niet mogelijk bij een slim ingerichte capaciteitsplanning. De aandacht verschuift van praktisch roosteren op basis van uren naar capaciteit en kwaliteiten van de medewerkers. Zo wordt vooraf gestuurd op eventuele gaten in het rooster of fluctuaties in de te leveren zorg.
Roosterverstoringen de baas
De voorkeuren en wensen binnen het team, nadenken over de te leveren zorg en vooral bijkomende randvoorwaardelijke teamtaken, zoals bijvoorbeeld scholing of andere indirecte activiteiten spelen een belangrijke rol in de capaciteitsplanning Alleen zo kunnen planners en roosteraars actief anticiperen op onverwachte situaties. Die kunnen op ieder moment roet in het eten gooien. Bijvoorbeeld door ziekte of vakanties. Blijf dat voor met een juist ingericht capaciteitsplanning en anticipeer vooraf door benodigde flex (medewerker) capaciteit te berekenen en kenbaar te maken binnen de organisatie.
Tijd voor actie
Om samen te vatten; bij een goed ingerichte capaciteitsplanning wordt de inzet van zorgmedewerkers aangesloten op de voorspelde zorgvraag. Wanneer er weinig of geen aandacht uitgaat naar een planning, zal het operationele werk geen aansluiting hebben op de behoeften van medewerkers. Kortom, uit een stabiele planning volgt een betere capaciteit en gezond roosteren. Herzie de manier van traditioneel en ad hoc plannen en kom op tijd in actie.
Zorgvraag en zorgaanbod optimaal op elkaar afgestemd met de planningsoplossing van SDB Groep. Meer weten? Bekijk ons aanbod voor de zorg
