Tips over de HR/salarisadministratie m.b.t. het Coronavirus

Geschreven door Jeroen Schrage, 16 april 2021

Door de huidige situatie rond het coronavirus bereikten ons enkele praktische vragen met betrekking tot de HR/salarisadministratie.

Bij deze een samenvatting van de belangrijkste vragen en de tips hoe daar mee om te gaan.

1) Een werknemer zit uit voorzorg in quarantaine, bijvoorbeeld na een buitenlandse reis.

indien de werknemer zelf niet ziek is, maar van de werkgever toch niet op de werkvloer mag verschijnen, dan heeft deze recht op doorbetaling van het salaris. Uit reacties van werkgevers merken we dat er verschillend wordt omgegaan met de samenstelling van het salaris. De keuze gaat tussen -alleen schaalsalaris, -inclusief ort (een gemiddelde of de ort die verdiend zou zijn bij de reeds geplande diensten), -inclusief gemiddelde of geplande extra uren. Afhankelijk van de cao die van toepassing is, is de verwerking in het rooster en in SDB*Salaris verschillend.

Voor VVT organisaties adviseert Actiz om het oorspronkelijke rooster aan te houden voor de doorbetaling van het salaris. Dat betekent dat ort en eventuele meeruren worden betaald zoals de medewerker ze zou hebben gewerkt als die niet in quarantaine was gegaan. Een practische regeling, want het rooster hoeft daarvoor niet aangepast te worden.

Wilt u liever een gemiddelde ort doorbetalen, dat kan in SDB worden geregistreerd door 'bijzonder (betaald) verlof' in het rooster of in de verlofboekingen te zetten. Als gevolg daarvan zal het programma voor iedere verlofdag loonfactor '284: verlofuren' aanmaken bij de variabele mutaties.

Bij andere cao’s zal een doorbetaling van ort of extra uren handmatig toegevoegd moeten worden.

Eventueel kunt u een nieuwe kostensoort of kostenplaats aanmaken en die toewijzen aan de (verlof) diensten tijdens de quarantaine. Daardoor kan achteraf in de financiële administratie een overzicht gemaakt worden van de personeelskosten die aan deze situatie zijn toe te wijzen.

Het is niet de bedoeling dat een werknemer die uit voorzorg in quarantaine is, wordt ziek gemeld.

SDB Groep volgt de berichten van koepelorganisaties VGN, Actiz, FCB over dit onderwerp. Zodra zij met een advies komen, zullen we dit ondersteunen.

2) Een werknemer heeft vakantie gepland staan, maar wil dat intrekken.

Er zijn voor deze situatie geen wettelijke regels en ook de cao zegt er niets over. U zult dus in onderling overleg moeten bepalen of een verzoek tot het laten vervallen van een reeds geplande vakantie gehonoreerd wordt. In SDB*Selfservice is geen mogelijkheid om via een proces het verlof te laten vervallen. Indien u het zo kunt organiseren dat dergelijke verzoeken bij de salarisadministratie terecht komen, dan kan in SDB*Salaris via het menu Medewerker | Gegevens | Verlof een gepland verlof worden verwijderd. Het verlofrecht van de medewerker is daarmee ook direct weer bijgewerkt.

3) Omdat medewerkers vanuit huis werken, wilt u de reiskostenvergoeding stop zetten.

De hoofdregel is dat onbelaste kostenvergoedingen alleen gegeven mogen worden als de werknemer deze kosten ook echt aantoonbaar maakt. Wanneer werknemers voor langere tijd vanuit huis werken, kunt u er daarom voor kiezen hun reiskostenvergoeding stop te zetten.

In zijn brief van 14 april aan de Tweede Kamer heeft de staatssecretaris van Financiën bekend gemaakt dat hij een uitzondering maakt op deze regel voor vaste reiskostenvergoedingen. Aan medewerkers die wegens de corona maatregelen thuis werken, mag deze vergoeding gewoon doorbetaald worden.

Voorafgaande aan het besluit van de staatssecretaris, is in SDB*Salaris sinds vrijdag 10 april een aanpassing beschikbaar die het mogelijk maakt om de reiskostenvergoeding te verlagen. De aanpassing werkt in de situatie dat reiskosten worden vergoed op basis van het aantal gewerkte dagen (Loonfactor 091) x een dagtarief (in de stamtabel 'reiskosten'). Bij Salaris | variabele mutaties kunt u de nieuwe loonfactor '042: Thuiswerkdag zonder reiskosten' toevoegen. Het aantal dagen dat u invult wordt afgetrokken van de waarde van loonfactor '091: dagen gewerkt'.

Terug naar blogartikelen