Zonder planning kun je niet roosteren

Tijd maken om tijd te maken

Sierik Knol

Een beetje Cruyfiaans, dat klopt. 

Als je de bal niet hebt kunt je niet scoren. En als je niet weet wat de zorgvraag is, wat de verplichtingen, skills en voorkeuren zijn in je vaste team, kun je nooit een goed rooster maken. Beginnen bij de contracturen en die wegzetten is niet de weg te gaan. Ik spreek veel planners en mensen die roosters maken en als we over systemen praten, praat je ook altijd over mensen en processen. Dit zijn een paar dingen de dingen die ik in de afgelopen 15 jaar heb geleerd.

Verplichtingen later in het jaar doen ertoe

Plannen do

e je niet op maandbasis, maar op jaarbasis. Net als dat je in je huishoudboekje rekening houdt met de OZB die je 1x per jaar betaalt. Je kent de vaste posten later in het jaar: vakantie- en trainingsverplichtingen bijvoorbeeld en je neemt dat mee in de berekening over capaciteit.

Democratisch roosteren is een trend

Je kunt ‘eerlijk roosteren’, iedereen evenveel nachtdiensten bijvoorbeeld. Of je roostert rekening houdend met leefsituaties, hobby’s en voorkeuren. Sommige mensen zijn bang in het donker en anderen houden ervan. Als het team hier met elkaar over praat en verantwoordelijkheid voor neemt dan heb je een beter schema, meer verbinding onderling en zelfs vermindering van verzuim.

De zorgvraag is leidend

Niet ‘wat je in huis hebt qua aanbod’ maar wat je ‘in huis hebt qua vraag’ is leidend. Dat geldt voor het aantal uren waar je rekening mee moet houden en voor de skills die nodig zijn. Door te starten bij de vraag en die te matchen op wat je in vast groep in huis hebt, kom je het gemakkelijkst bij een goede planning en inschatting van wat je buiten je eigen team moet aanvullen.

Denk na over gewoontes

Soms zijn gewoontes duur en onnodig en soms ook niet. Houd ze daarom regelmatig tegen het licht. Ik zie heel veel organisaties heel tevreden zijn nadat ze overdrachtsblokken hebben teruggebracht van 30 naar 15 minuten. Denk je eens in hoeveel tijd dat scheelt op jaarbasis.

Al met al is mijn conclusie dat plannen eerst komt en roosteren daarna en – hoe logisch ook – wordt dat nog wel eens over geslagen. Nadenken over het grote plaatje scheelt in de tijd en kwaliteit op de vloer en directe zorg. Daarom is “tijd maken om tijd te maken” mijn adagio.

Zorgvraag en zorgaanbod optimaal op elkaar afgestemd met de planningsoplossing van SDB Groep. Meer weten? Bekijk ons aanbod voor de zorg.

Terug naar blogartikelen