De Trans | Planning
Een nieuw planningssysteem voor de zorg implementeren, hoe doe je dat? Annemieke Vellinga, functioneel beheerder van De Trans, vertelt haar verhaal. ‘Ik kon de projectleider van SDB Groep altijd bellen, dat was fijn.’
De Trans biedt zorg aan mensen met een verstandelijke beperking en aan mensen met een Autisme Spectrum Stoornis (ASS) in Drenthe. De Trans begeleidt ruim 1300 cliënten en heeft ongeveer duizend medewerkers, voor wie de planning van hun werkzaamheden uiteraard van groot belang is.
Aan het planningssysteem voor de zorg dat De Trans tot eind vorig jaar gebruikte waren een aantal nadelen verbonden, vertelt functioneel beheerder Annemieke Vellinga. ‘Het maken van een basisplan en een jaarrooster was erg arbeidsintensief, en je moest vaak opnieuw beginnen. Bovendien was het een zogeheten on premises applicatie, terwijl we graag naar de cloud wilden.’
Vuurdoop
De keuze viel op SDB Planning van de SDB Groep, die ook het oude systeem leverde. De migratie, waarvoor Annemieke Vellinga als projectleider fungeerde, is naar tevredenheid verlopen, vertelt ze. ‘Het was voor mij de eerste keer dat ik zoiets deed en dat was best spannend. Het was echt een vuurdoop.’
Annemieke had daarbij veel steun aan de consultants van de SDB Groep. ‘Ik kon hen altijd bellen, dat was heel fijn. Want er waren natuurlijk hindernissen en problemen. Het lastigste was dat er kort voor de migratie problemen waren met de aanleverbestanden voor de verloning, waarvan ik het gevoel had dat het niet goed zou aflopen. Ik liet dat aan SDB Groep weten en zij zorgden ervoor dat er snel nieuwe mensen werden ingevlogen om het probleem op te lossen.’
Weerstand
Ook over de training is Annemieke goed te spreken. ‘Er was vanuit de organisatie enige weerstand tegen de overgang naar SDB Planning als planningssysteem voor de zorg. Ik snap dat wel, het is allemaal nieuw en anders. Maar de trainingen waren uitstekend. Er was begrip voor de vragen van onze medewerkers en alles werd duidelijk uitgelegd. Het belangrijkste: de trainers straalden vertrouwen uit dat SDB Planning een goed systeem is, en dat heeft zeker geholpen bij het creëren van draagvlak.’
Wachtwoord aanpassen
In november 2020 was de migratie naar SDB Planning een feit, en sindsdien is de planning bij De Trans verbeterd. ‘Dat zit ‘m soms in kleine dingen, zoals het feit dat medewerkers zelf hun wachtwoord kunnen aanpassen, iets wat in het oude systeem niet kon. Ook zijn de medewerkers tevreden over de app, die het voor hen overzichtelijk maakt wanneer ze moeten werken.’
De capaciteitsadviseur van De Trans is eveneens tevreden. ‘In onze organisatie wordt hard gewerkt om alle processen te stroomlijnen, waaronder ook het in balans brengen en houden van inkomsten en uitgaven. SDB Planning biedt daarbij zeker de benodigde ondersteuning.’
Beter plannen
Het maken van een basisplan en een jaarrooster is tegenwoordig eenvoudiger dan vroeger, en dat scheelt tijd en geld. ‘Sommige medewerkers moeten er nog wel hun weg in vinden, maar ik ben er optimistisch over dat dat gaat lukken. Wat dat uiteindelijk oplevert? ‘We kunnen nu beter plannen op wat goed is voor de organisatie en wat goed is voor de cliënt.’