Kop-Zorg: succesvolle overgang naar SDB ECD Jeugdzorg

De zoektocht naar een passend ECD

De groei van Kop-Zorg veroorzaakte een verschuiving van de psychologietak naar de ambulante zorg, met een groeiend aantal ambulante medewerkers. “Al snel werd duidelijk dat het huidige EPD ZorgAdmin niet voldeed aan de behoeften van de ambulant begeleiders. Ze worstelden met het vastleggen, evalueren en rapporteren van doelen in het dossier. Met als gevolg dat rapportages buiten het systeem werden vastgelegd. Dit was voor ons een signaal: dit moet anders.”

Daarom ging Kop-Zorg opzoek naar een ECD die aansloot bij zowel de psychologische en ambulante tak. Na een selectieproces en verschillende demo’s koos de organisatie voor SDB ECD Jeugdzorg (CARE4). “In het ECD kunnen onze ambulante begeleiders precies datgene erin kwijt waar ze naar opzoek waren. Het helpt hen in het uniform vastleggen van doelen, evalueren en rapporteren. De demo liet goed zien dat het systeem ook geschikt is voor psychologen. Het was dus een optelsom van de wensenlijst die we hadden en al met al bleek uit het selectietraject dat het ECD van SDB  de meeste vinkjes scoorden. Daarbij hadden we een goede klik met en veel vertrouwen in de mensen bij SDB Groep.”

Gebruiksvriendelijkheid voorop

De keuze voor het ECD van SDB werd voornamelijk gestuurd door de gebruiksvriendelijkheid. “Het dashboard is heel overzichtelijk en geeft behandelaren direct overzicht van hun (actieve) cliënten. Ook gaat rapporteren en het delen van notities heel eenvoudig en laat het dasboard in één oogopslag (openstaande) taken zien, zoals gespreksverslagen die nog gelezen moeten worden.”

Veel voordelen dus, maar dat is nog niet alles. Marjolein noemt nog een functionaliteit die het ECD heel gebruiksvriendelijk maakt: “Door de intuïtieve werking van het ECD wordt een begeleider bij het openen van een cliëntendossier ervan zelf doorheen geleidt en is alle relevante informatie direct voorhanden. Doelen kunnen uitgebreid beschreven worden en het ECD biedt veel mogelijkheden dankzij bestaande sjablonen die gebruikt kunnen worden. Daarnaast krijgt elke medewerker slechts informatie te zien die voor hem/haar van belang is, doordat het dashboard is afgeschermd op basis van rollen. Dat draagt bij aan de veiligheid van data, aangezien begeleiders alleen toegang hebben tot de gegevens van cliënten waar ze verantwoordelijk voor zijn.”

Optimaal gebruik van de app

De app van het SDB ECD Jeugdzorg is succesvol geïntegreerd in de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers van Kop-Zorg. Vanaf het begin werd de agenda- en rapportagefunctionaliteit al gebruikt. Onlangs is de functionaliteit spraakgestuurd rapporteren uitgerold binnen de teams, wat zeer positieve reacties heeft opgeroepen, vertelt Marjolein. “Het voordeel voor medewerkers is duidelijk: ze hoeven aan het einde van hun dienst niet alles nog handmatig te rapporteren, omdat ze nu onderweg in de auto makkelijk verslagen kunnen inspreken. Dit bespaart kostbare tijd. Een extra pluspunt is de mogelijkheid om samen met de cliënt te rapporteren aan het einde van een gesprek, waardoor de cliënt direct op de hoogte is.”

Daarnaast vindt Marjolein het persoonlijk ook een hele mooie ontwikkeling: “Het verbeteren van het gebruik van de app binnen de organisatie is één van de speerpunten die wij hebben dit jaar. We hebben een kleine werkgroep opgesteld die collega’s stimuleren en motiveren om de mogelijkheden in app nog beter te gebruiken. We willen echt het uiterste eruit halen.”

Toekomstige ambities met het SDB ECD Jeugdzorg (CARE4)

Marjolein heeft enkele doelen en ambities die ze wil bereiken in de toekomst met het SDB ECD Jeugdzorg. “Het liefst wil ik dat alle activiteiten van medewerkers in de ECD agenda worden vastgelegd, zodat we de Outlook-agenda niet meer hoeven te gebruiken. Het ECD van SDB kan namelijk specifieke declarabiliteitspercentages uitrollen, wat belangrijke inzichten oplevert over bijvoorbeeld de tijd die medewerkers bij cliënten doorbrengen.”

Momenteel wordt bij de aanmelding van een nieuwe cliënt een voorlopig dossier aangemaakt op basis van het handmatig ingevulde aanmeldformulier. “Het ECD biedt de mogelijkheid om een aanmelding via de website te laten verlopen, waarbij automatisch een voorlopig dossier wordt aangemaakt met de ingevulde gegevens. Hoewel deze functionaliteit bij ons nog niet wordt toegepast, staat het wel op de agenda om hier in de toekomst naar te kijken.”

Ook het delen van informatie met cliënten is één van de ambities voor de toekomst. “We zouden graag het ECD koppelen aan de e-mail, dan kunnen we herinneringen sturen van afspraken naar cliënten. Ook een integratie met externe dagbestedingspartijen zou de onderlinge samenwerking en communicatie verbeteren.”

Effectieve samenwerking met gemeenten

In de jeugdzorg is nauwe samenwerking met gemeenten essentieel, gezien de strikte wet- en regelgeving waarmee organisaties te maken hebben. “De wet- en regelgeving die vanuit gemeenten wordt vastgesteld, zijn uitstekend vastgelegd in het SDB ECD jeugdzorg. We ontvangen toewijzingen van de gemeente, op basis waarvan we dan mogen declareren. Dit berichtenverkeer verloopt moeiteloos via de koppeling met Vecozo.”

Implementatietraject met SDB Groep

Marjolein is erg enthousiast over het implementatietraject met SDB Groep. “Het implementatietraject was onwijs leuk en verliep soepel. Onze samenwerking kenmerkte zich door een ‘niet lullen maar poetsen’ mentaliteit. Als er iets moest gebeuren, dan gebeurde het gewoon. Deze aanpak was zeer prettig. We begrepen elkaar goed en deelden dezelfde visie. Bij vragen kreeg ik altijd een snel en adequaat antwoord, waardoor het proces efficiënt verliep. Wat zeker heeft bijgedragen aan de kwaliteit van de organisatie.”