’s Heeren Loo | Vrijwilligersportaal
‘Vrijwilligerswerk is voor onze organisatie steeds belangrijker. We hebben vrijwilligers als maatjes voor onze cliënten, maar ook om het thuis gezellig te maken door lekker te koken, samen te sporten en noem maar op. Voor al die mensen hadden we een digitaal systeem nodig, een vrijwilligersportaal. We hebben uiteindelijk SDB Groep met het SDB Vrijwilligersportaal als leverancier gekozen.’
Dat zegt Gert ten Hoven, landelijk vrijwilligerscoördinator bij ’s Heeren Loo. Zijn taak is ervoor te zorgen dat de 16 regionale vrijwilligerscoördinatoren van de vg-instelling hun werk goed kunnen doen.
Het SDB Vrijwilligersportaal levert daaraan een cruciale bijdrage, aldus Ten Hoven. ‘Om te beginnen vanwege de administratie. Tot voor kort leverden de vrijwilligers bijvoorbeeld hun onkostendeclaraties nog in op papier. De gegevens werden vervolgens overgetikt, soms tweemaal zelfs, wat niet alleen veel werk was maar ook een aanzienlijke kans op fouten opleverde. In een portaal doe je dat met één druk op de knop.’
Een digitaal systeem maakt het bovendien mogelijk te zoeken op bepaalde kenmerken van vrijwilligers. ‘Stel, je hebt iemand nodig die een cliënt op vrijdagmiddag ergens heen kan brengen. Dan moet zo’n persoon een rijbewijs hebben en op vrijdagmiddag beschikbaar zijn. Dat is normaal een heel uitzoekwerk maar dat kan nu ook weer met een druk op de knop.’
Een ander voorbeeld levert de coronacrisis. ‘Bij allerlei werkzaamheden is het in deze tijden handig als een vrijwilliger een verpleegkundige achtergrond heeft. Dat zoek je nu zo op. En dat maakt het inzetten van vrijwilligers veel efficiënter en effectiever.’
Aan de aanschaf van het SDB Vrijwilligersportaal ging het nodige marktonderzoek vooraf. ‘We maken al gebruik van de planningstool van SDB Groep en daarover zijn we tevreden. Maar we wilden toch ook weten wat anderen op de markt te bieden hadden.’
Ook voor het vrijwilligersportaal bleek SDB Groep een goede keuze. ‘Niet alleen is de prijs-kwaliteitverhouding goed, het systeem kent ook relatief weinig toeters en bellen. Het doet wat het moet doen. En dat wilden we juist hebben.’
Die eenvoud geldt ook voor het gebruik door vrijwilligers. ‘Veel van hen zijn niet uitgesproken digitaal vaardig, en we willen toch dat iedereen mee kan doen. Dat bleek tijdens de eerste testen goed te lukken.’
Het SDB Vrijwilligersportaal is de afgelopen maanden getest in twee regio’s van ’s Heeren Loo. De landelijke invoering voor alle 4500 vrijwilligers gaat op 1 maart van start. ‘Natuurlijk verwacht ik enkele kinderziekten, dat heb je altijd. Maar dat lossen we ongetwijfeld op.’
‘Onze ervaring met de mensen van SDB Groep is dat ze dergelijke processen goed begeleiden. Ze reageren snel en leggen duidelijk uit hoe het moet. Eigenlijk is er meer sprake van een partnerschap dan van een traditionele leverancier-klant verhouding. En daar zijn we blij mee.’