St. Franciscus | Zorgsuite

Een complete digitalisering van de HR-processen. Dat wilde Joleen de Reus bereiken toen ze in september 2020 als HR-adviseur aan het werk ging bij zorgcentrum St. Franciscus in Gilze. ‘We deden nog veel te veel handmatig en zelfs op papier. Ook waren er bij bepaalde HR-processen te veel mensen betrokken. Dat was niet efficiënt en kon dus beter.’

Inmiddels is de digitalisering van de HR-processen voortvarend in gang gezet. St Franciscus gaat daarvoor gebruik maken van de oplossingen SDB HR en SDB Planning en ook van het SDB Vrijwilligersportaal. ‘Een totaaloplossing voor een professionaliserings- en digitaliseringsslag die heel welkom is,’ aldus Joleen. St. Franciscus had nog geen HR-systeem en ook het werving- en selectieproces was bijvoorbeeld te omslachtig. ‘Dat liep langs veel mensen en ging gepaard met allerlei mailverkeer. Niet alleen bewerkelijk, maar de kans op fouten was ook reëel.’

SDB HR

Met SDB HR gaat dat straks eenvoudiger. ‘Je solliciteert dan via de site, je uploadt je cv, er wordt direct een leidinggevende aan gekoppeld die dat cv beoordeelt, en er wordt een afspraak gemaakt voor een sollicitatiegesprek. Allemaal in hetzelfde systeem.’ En stel: de sollicitant wordt aangenomen? ‘Dan voert hij of zij zelf zijn gegevens verder aan, evenals een kopie van relevante diploma’s en het ID. Ook weer zonder tussenkomst van iemand van ons en dus met minder kans op fouten.’

Vervolgens wordt het contract digitaal opgemaakt en ondertekend. ‘Terwijl er nu nog een krabbel op een vel papier wordt gezet, dat je vervolgens moet inscannen of per post versturen. Al die tussenstappen slaan we straks over. Voor ons en de medewerkers veel makkelijker en sneller. Voor onze medewerkers is het ook fijn dat ze straks alles in één portaal hebben staan, waarin ze wijzigingen aan ons kunnen doorgeven. Op dat moment is de digitalisering van de HR-processen compleet’

SDB Planning

Aanvullend gaat St. Franciscus SDB Planning inzetten. ‘Het maken van een rooster is nu behoorlijk gecompliceerd. We hebben bijvoorbeeld een slecht overzicht van de vakanties. Een van de problemen is dat we niet kunnen zien welke vakantieaanvragen zijn ingediend maar nog niet geaccordeerd. Ook de koppeling tussen SDB Planning en SDB Salaris ten behoeve van de uren- en salarisverwerking gaat straks veel makkelijker, omdat deze systemen één op één met elkaar communiceren.’
Dit alles scheelt dus veel werk. ‘Hoeveel precies, is lastig in te schatten. Maar de administratieve lastendruk neemt aanzienlijk af. En straks is de workflow veel efficiënter ingericht. Voor medewerkers is het ook handig dat ze met SDB Planning via een app inzicht hebben in hun rooster, hun gewerkte uren en hun verlofsaldo.’

SDB Vrijwilligersportaal

Tot slot gaat St. Franciscus gebruik maken van het SDB Vrijwilligersportaal. ‘We zijn een zorginstelling met een geschiedenis in een kleinschalige gemeenschap. De mensen kennen ons. We hebben dus veel vrijwilligers, bijna evenveel als medewerkers. Overzicht en inzicht zijn dan belangrijk.’

Momenteel worden alle gegevens van de vrijwilligers bijgehouden door één vrijwilligerscoördinator in een eigen lijst. ‘Dat is een risico. In het vrijwilligersportaal is dat anders. Daarin staan alle gegevens netjes gerangschikt en iedereen die je toestemming geeft kan erin. Je kunt zoeken op namen, beschikbaarheid en competenties. Je kunt vrijwilligers koppelen aan twee vrijwilligerscoördinatoren, zodat ze altijd door iemand kunnen worden bereikt. En alle gegevens zijn veilig opgeslagen op één plek.’

Tijd over…

Het implementeren van de toepassingen loopt voorspoedig, aldus Joleen. ‘Via één contactpersoon van de SDB Groep die de organisatie goed kent, dus dat schept vertrouwen. Ook omdat we al jaren met SDB werken en weten dat het altijd goed komt. We gaan daardoor straks veel tijd overhouden. Wat we met al die tijd gaan doen? Laten we daar maar eens rustig over gaan nadenken… Ambities genoeg hier in Gilze!’