Zorgorganisatie Envida zorgt voor data met TimeExtender
Envida is de grootste zorgorganisatie in Zuid-Limburg. Op 19 locaties en met 51 wijkteams biedt de organisatie diensten aan op het gebied van wonen, welzijn en zorg aan ouderen en chronisch zieken. Bij Envida voeren de cliënten zelf de regie over de zorg en de diensten die ze geleverd krijgen, zodat ze hun leven optimaal kunnen leiden, binnen de mogelijkheden die ze nog hebben.
Vandaag de dag staat de zorgsector voor grote uitdagingen. Onze levensverwachting stijgt en de behoefte aan zorg en zorgpersoneel groeit mee. Maar het personeelsbestand in de zorgsector slinkt. Verzorgers op leeftijd gaan met pensioen, terwijl minder jongeren opteren voor een loopbaan in de zorg. Het kunnen opvangen van de werkdruk vraagt om aanpassingen, waaronder flexibilisering, differentiatie van de profielen op de werkvloer en de adoptie van innovatieve technologische ontwikkelingen.
Datagedreven werken in de zorg
Jan Goyen, BI Specialist bij Envida, vertelt: “Deze uitdagingen maken dat het belang van datagedreven werken in de zorg steeds groter wordt. Om procesverbeteringen door te kunnen voeren, om betere zorg te kunnen leveren en om onze klanttevredenheid te meten en te verbeteren hebben we diepgaande inzichten nodig in onze organisatie en in onze manier van werken.”
‘In de zorg wordt datagedreven werken steeds belangrijker, om procesverbeteringen door te voeren, om betere zorg te leveren en om cliënt- en werknemerstevredenheid te optimaliseren.’
Jan Goyen | BI Specialist bij Envida
Al jarenlang werkt Envida aan het inzichtelijk maken van data om verbanden te zien, conclusies te trekken en actie te ondernemen die de cliëntgerichte zorg moeten verbeteren. Jan Goyen: “Om waardevolle data uit bedrijfs- en zorgprocessen op één slimme plek samen te brengen, beschikten we al sinds eind jaren negentig over een datawarehouse en een front-end om onze data te kunnen presenteren aan belanghebbenden. Maar, de technologische ontwikkelingen staan niet stil, net als de verwachtingen van de gebruikers van de data. Daarom besloten we in 2019 om over te stappen naar een modernere oplossing voor het vertalen van onze data naar rapportages en dashboards.”
Verschillende administratieve systemen en zorgprogramma’s
Om deze transitie mogelijk te maken koos Envida voor een samenwerking met SDB Analytics. Deze organisatie heeft binnen de zorgmarkt een leidende rol op het gebied van geïntegreerde cloudoplossingen voor stuurinformatie, budgettering, forecasting, procescontrole en zelforganisatie. Jan Goyen: “Om onze zorgdata echt voor ons te laten werken kozen we voor SDB Analytics vanwege hun uitgebreide kennis van de zorgmarkt. We gebruiken veel verschillende administratieve systemen en zorgprogramma’s om gegevens vast te leggen en te bewaren en SDB Analytics heeft slimme ‘connectoren’ ontwikkeld om data te ontsluiten uit bijvoorbeeld AFAS, mijnCaress, ONS, PlanCare, Visma en Ysis.”
Marcel Brockhoff, Business Unit Manager bij SDB Analytics: “Het team van Envida had al verschillende prototypen ontwikkeld met Microsoft Power BI en dat beviel ze zeer goed, zowel qua ontwikkeltijd als presentatie. Alleen, de manier waarop de data werd ontsloten voor Microsoft Power BI, met behulp van SQL Server Integration Services, bleek niet robuust genoeg.” Nick Schols, BI Specialist van Envida: “Ons datawarehousemodel had veel technische beperkingen. Zo was het een dimensionaal model, geen recenter tabular model. Er was geen staging area en er waren geen documentatiemogelijkheden. Kortom, voor een toekomstvaste oplossing was het nodig om niet alleen te kijken naar de manier waarop we de data presenteren, maar ook naar de manier waarop we onze data beheren.”
Al jarenlang werkt Envida aan het inzichtelijk maken van data om verbanden te zien, conclusies te trekken en actie te ondernemen die de cliëntgerichte zorg moeten verbeteren. Jan Goyen: “Om waardevolle data uit bedrijfs- en zorgprocessen op één slimme plek samen te brengen, beschikten we al sinds eind jaren negentig over een datawarehouse en een front-end om onze data te kunnen presenteren aan belanghebbenden. Maar, de technologische ontwikkelingen staan niet stil, net als de verwachtingen van de gebruikers van de data. Daarom besloten we in 2019 om over te stappen naar een modernere oplossing voor het vertalen van onze data naar rapportages en dashboards.”
‘Als tool loopt TimeXtender ver voor op de concurrenten en biedt het een snelle, slimme en flexibele manier om data voor te bereiden op rapportages en analyses.’
Jan Goyen | BI Specialist bij Envida
Ondanks dat Envida zeer tevreden is met hun keuze voor TimeXtender, duurde de implementatie iets langer dan gepland. Jan Goyen: “We zijn begonnen in april 2021 en we zouden in augustus klaar zijn. Dit werd uiteindelijk oktober. Voor mijn collega’s die deze stap ook willen zetten, heb ik eigenlijk drie tips: volg eerst een stukje opleiding, zorg dat je de kennis goed borgt en kies voor een gefaseerde implementatie. Dus als je bijvoorbeeld 10 applicaties wilt ontsluiten, doe dit een voor een. Valideer dit en bespreek het eindresultaat met je partner, dan kun je veel sneller bijsturen.”
Een sterke, robuuste motor
Het team van Envida is ervan overtuigd dat ze met TimeXtender beter zijn voorbereid op de toekomst. Nick Schols: “Wij zagen met de adoptie van Microsoft Power BI als rapportage- en analysetool deze behoefte exponentieel toenemen, want de data gaat leven. Er moeten dus steeds meer databronnen ontsloten worden. En dan ontstaat de vergelijking van de flashy auto met de slechte motor. Je levert flashy rapportages, maar als het onder de motorkap, waar je de data beheert, niet goed werkt, zal de auto het uiteindelijk begeven. Microsoft Power BI is de flashy auto,TimeXtender is die sterke, robuuste motor.” Jan Goyen voegt toe: “Uiteindelijk wil je als organisatie naar selfservice-BI toe. Een eenvoudig te gebruiken omgeving waar iedereen, dus ook het middenkader binnen het zorgmanagement, aan de slag kan met data. Als elke medewerker, intramuraal en extramuraal, snel en zelfstandig zijn of haar vragen beantwoord kan krijgen, of deze nu gaan over continuïteit, klant- en medewerkerstevredenheid of route-optimalisatie, kun je als organisatie sneller procesverbeteringen doorvoeren om betere zorg te leveren, tegen lagere kosten en met behoud van werknemers.”
‘Microsoft Power BI is de flashy auto, TimeXtender is die sterke, robuuste motor.’
Nick Schols | BI Specialist bij Envida
Over Envida
Envida is de grootste zorgorganisatie in Zuid-Limburg voor intra- en extramurale zorg.
Uitdagingen:
- Verouderde datawarehouse-omgeving
- Toenemende vraag naar gegevens en inzichten vanuit de organisatie
- Het vermogen om met meerdere mensen data centraal te beheren, modelleren en voor te bereiden ontbrak
- Compliance met de privacywetgeving
Oplossing & voordelen:
- De organisatie koos voor het datamanagementplatform van TimeXtender
- Alle data wordt centraal en op veilige wijze beheerd en gedocumenteerd
- Er wordt voldaan aan AVG-privacywetgeving
- Nieuwe databronnen kunnen snel worden ontsloten
- Procesverbeteringen kunnen sneller worden doorgevoerd waardoor de zorg verbeterd