Zorgorganisatie Valkenhof | ECD

Valkenhof levert zorg op een typisch Brabantse wijze: ‘zorg met ‘n zachte g’. De zorgorganisatie heeft een uitgebreide dienstverlening met onder andere verpleging, thuiszorg, huishoudelijke zorg, dagopvang en revalidatietherapie. De locaties van Valkenhof zijn te vinden in de regio Valkenswaard en Leende. Na de zomer van 2019 is gestart met de implementatie van het SDB ECD ter ondersteuning van de intramurale en extramurale zorg, in combinatie met Mikzo en Ysis.

Wendy Waterman is zorgmanager en MT lid bij Valkenhof en was nauw betrokken bij de implementatie van de nieuwe software: “Samen met een gespecialiseerd bureau zijn we op zoek gegaan naar een geschikte IT-partner. Onze voorkeur ging uit naar een partij die oplossingsgericht meedenkt in vraag en aanbod. Een organisatie die zelf ontwikkelt en ook duurzame, toekomstgerichte oplossingen voor de intramurale en extramurale zorg aanbiedt. Samen aan de slag gaan met ideeën en actuele ontwikkelingen, daar leren wij ook weer van. Uiteraard moest het systeem voldoen aan de wettelijke eisen.” SDB Groep heeft binnen de kaders een compleet pakket aangeboden.

Overstap oud IT-systeem

Doordat de ondersteuning van de oude integratie stopte, moest Valkenhof in relatief korte tijd over naar een nieuwe IT-oplossing. Waterman zegt daarover: “Commitment was voor ons erg belangrijk. Omdat we afscheid namen van ons oude IT-systeem, moesten we snel schakelen maar geen overhaaste beslissingen nemen. Wij hebben uitgebreid gesproken met SDB Groep over de mogelijkheden binnen de gegeven tijdsperiode. De fasen van implementatie volgen elkaar in flink tempo op en gedurende die periode is onze organisatie altijd operabel geweest.” Valkenhof had een ECD dat niet meer aansloot op de organisatorische behoeften, werkte met veel handmatige processen en papier en kende geen cliëntportaal. SDB Groep stelde voor om het SDB ECD ter ondersteuning van de intramurale en extramurale zorg inclusief planning en tijdregistratie te implementeren. Daarin werd de samenwerking gezocht met de zorgplanmethodiek van Mikzo en een koppeling met Ysis. Met als doel om het zorgproces volledig te digitaliseren in één enkele applicatie. Momenteel is de WMO en wijkverpleging van Valkenhof volledig over op het nieuwe systeem. In een latere fase volgt de uitrol van het cliëntportaal. Vanuit SDB Groep en Mikzo is een basis training verzorgd om medewerkers van Valkenhof kennis te laten maken met de werking van het systeem.

Tijdswinst grootste voordeel

Waterman over de eerste resultaten na de implementatie: “Uiteindelijk zullen ruim 800 medewerkers met het systeem werken. Vanuit alle zorgsoorten en financiële stromen binnen de organisatie. De nieuwe oplossing wordt positief ervaren. Met name gebruiksgemak, overzichtelijkheid en efficiëntie voor zowel de intramurale als de extramurale zorg zijn veelgenoemde voordelen. Het huidige ECD is inzichtelijk voor onze cliënten, zij hebben altijd toegang tot hun eigen dossier en volgen zo de actuele stand van zaken. Bovendien is er ruimte voor welzijn in het dossier en wordt er onderscheid gemaakt tussen regulieren en specifieke zorg door de Mikzo systematiek. Verlichting van de administratieve van de zorgmedewerkers is een groot voordeel voor ons als organisatie. Daarnaast wordt er niet meer gewerkt met losse lijsten en minder papier. Het systeem gaat foutgevoeligheid tegen en door het nieuwe ECD staan we nog dichterbij de cliënt.” Dankzij het cliëntportaal hebben cliënten en mantelzorgers actueel inzicht in het elektronisch cliëntendossier. Daarnaast voldoet het ECD aan het principe van eenmalige registratie. Elke bevoegde gebruiker kan overal, altijd en op ieder apparaat het ECD te gebruiken. Tegelijk met de uitrol van is er gekozen voor het aanschaffen van nieuwe tablets, specifiek voor de zorg. In de implementatieperiode zijn deze devices uitvoerig getest op gebruiksgemak met medewerkers van Valkenhof. SDB Groep heeft een projectleider aangesteld waar Waterman contact mee heeft: “De projectleider staat altijd voor ons klaar. Wij centraliseren alles bij één contactpersoon en kunnen voor technische vragen terecht bij de consultants van SDB Groep.”